コンタクトセンターシステムの情報が満載！
このサイトでは、コンタクトセンターの基本的な機能について様々な実例を交えながら詳細に解説をしています。
近年では業務効率化や売り上げ向上のために導入をする企業が増えていますが、中には十分にその性能を生かしきれていないと言うことも少なくありません。
このサイトでは基本的な内容をわかりやすく解説しているばかりでなく、多くの企業が興味を示す理由を具体例を交えながらわかりやすく説明しており、導入する上で重要なヒントを与えてくれます。
コンタクトセンターシステムとはどんなもの？基本的な機能について解説！
コンタクトセンターシステムは企業と顧客の関係を密にする重要なツールと考えられており、様々な顧客の生の声を聞くことができると現代のビジネスでは高く評価されています。
一方的に企業が自らの思いで商品を開発するのではなく、その商品が顧客に受け入れられているかを判断する重要な情報源でもあります。
また同時に、顧客の利用率やその嗜好を詳細に把握することもできるため、商品開発を行う際に有益な情報を得ることができるのも特徴です。
コンタクトセンターの機能を効率的に利用することでこれまでの抽象的な情報に比べ、具体的に市場に受け入れられる様子を把握することができるため、コンタクトセンターは非常にメリットのあるシステムとなっています。
コンタクトセンターシステム導入にあたってチェックすべきポイントとは
コンタクトセンターを導入したからと言って必ずしも良い効果が得られるとは限りません。
その恩恵を存分に享受するためには、自社にあったシステム選びが欠かせません。
そこでここでは、導入するコンタクトセンターの選び方のポイントを紹介します。
そもそもコンタクトセンターの業務内容には、大きく分けて「インバウンド業務」と「アウトバウンド業務」があります。
ゆえに、システム側にもインバウンド型とアウトバウンド型があるので、業務内容にあったものを選ぶ必要があります。
なお、このうちインバウンド業務というのはその名の通り「外から内」方向で行われる業務のことです。
そのため、インバウンド型の場合問い合わせ対応時に必要となる機能が充実しているのが特徴です。
一方でアウトバウンド型は、企業から顧客に対して働きかける「内から外」の流れで行われる業務が該当します。
つまり、この型の選択を間違えてしまうと使わない機能ばかりが充実しているものを導入することになりかねません。
自社がどちらに重点を置いているかを事前に明確にしておく必要があります。
加えて、他の既存のシステムと連携できるか、あるいは拡張性が高いかも導入の成否を左右する重要なポイントと言えます。
コンタクトセンターで必要となる月額固定費用
コンタクトセンターを外部委託した場合、月額固定費用が発生します。
費用はコール1件あたりで換算されることが多く、かかってくる電話を月間で換算することで、おおよその費用を見積もることができるでしょう。
一般的にはコール1件あたりの平均相場は150円から600円ほどとなっており、どのような業務を含めるかによっても金額は変化します。
また、コールオーバーによって発生する金額や、コンタクトセンターを設置するための初期費用についても考える必要があるでしょう。
これらの費用に加えてスタッフの教育費用や、設備の増強にかかる費用についても考慮しなければいけません。
しかし外部委託は月額固定費用はかかるものの、自社に部署を作って人員を増員しなくてもすぐにコンタクトセンターが設置できるなどの大きなメリットがあります。
コスト削減や設置までの時間短縮、ユーザーへのサービスの提供などさまざまなメリットを考えた上で設置することをおすすめします。
コンタクトセンターは顧客満足度を左右する
コンタクトセンターの対応は顧客満足度の大きく関係します。
なんらかの問い合わせや要望、あるいはクレームなどがあてコンタクトセンターに電話した顧客は、そこで自分がどのような対応を受けるかによって満足度を決めることになるでしょう。
たとえクレームがあったとしても丁寧な対応を受け、納得のいく回答を得ることができれば、顧客はその企業のファンになってくれます。
電話やチャット、メールなどを使って顧客と直接対話するコンタクトセンターは企業の顔であり、重要な窓口ともなる存在です。
コンタクトセンターの対応次第で顧客は企業の印象を変え、企業名を覚えてくれたり、商品をリピートしてくれたりといった行動に出ます。
顧客満足度を挙げたいなら、最適なコミュニケーションや対応ができるセンターを作ることが重要です。
また、センターに集約された顧客の声によって満足度の変化を敏感にキャッチし、分析することができるなどのメリットもあります。
コンタクトセンターがチャットを利用するメリットとは
最近ではスマートフォンの普及により、コンタクトセンターに対するアクセスの方法も電話だけではなく様々なものが採用されています。
その中でも、気軽に様々な問い合わせや相談をすることができるチャットは、スマートフォンの機能を効果的に利用することができるものと広く利用されているのが実態です。
この方法は利用者にとって非常に利便性の高いものですが、実はコンタクトセンター側にも大きなメリットがあります。
その1つが、的確に利用者の質問に答えることができると言うことです。
電話では担当者1人が顧客の相手をすることになるため、様々な顧客の要望に1人で対応しなければならないと言う問題がありましたが、チャットの場合にはより適したオペレーターが途中でその対応を引き継ぐと言うこともスムーズに行え、また会話の記録も明確に残るのでスムーズに行うことができるのがメリットとなっています。
コンタクトセンターの側でも効果的に利用することができるため、近年では積極的に採用されているのです。
コンタクトセンターのWEB対応で顧客の不満を解決
コンタクトセンターにWEB対応をプラスすることで、顧客の満足度アップを目指すことができます。
一般的にはコンタクトセンターの対応時間には限界があり、企業ごとに営業時間が定められています。
企業によってはコンタクトセンターは土日祝日は休止といった業態もよくあることです。
しかし、顧客から寄せられる声は平日のみに限らず、むしろ自分の時間がある土日祝日にこそ問い合わせをしたいという例も多々あります。
そんな時に役立つのがWEB対応でしょう。
WEBからの問い合わせであれば日付や時間を限定することなく行うことができますし、自宅のパソコンやスマートフォンからすぐにできます。
電話での問い合わせは苦手、コンタクトセンターに電話が繋がるまで待っている時間がないといった場合にも、WEBからの問い合わせは快適かつ便利です。
センター側としても顧客の意見や問い合わせを素早くキャッチし、集約できるなどの利点が挙げられるでしょう。
コンタクトセンターには電話以外の対応もある
コンタクトセンターでの仕事というとまず電話応対が思いつきますが、今は電話以外の対応も十分に考えられます。
そもそもむかしは電話を主体と考えてコールセンターと呼ばれていたものが、名前がコンタクトセンターに変わっていることからも分かります。
要するに顧客対応をするような仕事は全てここで受け付けるということで、例えばウェブサイトでの質問に答えるとか、メールでの質問に回答するなどが考えられます。
これらは全て顧客満足度を高める意味で重要ですし、どれか一つだけやっていれば良いというようなものでもありません。
また、応対した内容はどのルートであっても共有しておく必要もあります。
お客さんにしてみれば、まずメールで問い合わせた結果、十分によく分からないから電話してきているようなことも考えられるわけです。
その際、メールで送った内容が全く共有されていないとなると、それだけで立腹させてしまうかもしれず、情報共有は重要になります。
コンタクトセンターとコールセンターの違い
コンタクトセンターは、消費者とのやり取りに特化した企業もしくはサービスです。
コールセンターとも呼ばれますが、かけるだけではなく受ける業務もあるため、総合的な意味としてはコンタクトセンターの方が正しい意味になります。
業務内容は電話を掛けたり受けたりする事で、当然ながら問題があればクライアントへの連絡や相談も業務に含まれます。
また、電話のイメージが強いですがメールやチャットにも対応している所が多く、それらの専任スタッフになると電話をしなくてよくなるので、意外と一部で人気のある業務でもあります。
ただし、多くのコンタクトセンターはどちらもやらせるタイプなため、結局は電話をしなければなりません。
そしてよく言われるこの業種の離職率の高さというのは、電話でクレームの対応をしなければならない部分が、大きい要素を占めています。
誰でも理不尽に怒られるのは嫌ですし、理不尽でなくても怒鳴られるのは精神に堪えるからです。
コンタクトセンターで人員調整が行われる意味
コンタクトセンターはコールセンターとも呼ばれ、お客様対応を専門とした施設です。
電話やメールでのやり取りとなりますが、基本的に客と直接やりとりする窓口になるため、いわゆるクレームとの接点が強調されがちな場所となります。
離職率が高いと言われるのもこの要素が大きな部分を占め、誰でも怒られるのは嫌だというのが分かるというものです。
大きく分けるとコンタクトセンターには2つの業務があり、かける側と受ける側という事になります。
かける方は営業電話で、受ける方は問い合わせ対応になるため、ひっきりなしに動いているのは前者という事です。
センター内でも人員調整は度々行われ、どちらかだけを専任にする人はあまりいません。
そうでないと業務のバランスが崩れた際に、どちらかしか出来ない人の異動を優先させなければならず、不公平になってしまうからです。
あとは業務上のストレスを受けやすい環境に長く置かない様にして、少しでも定着率を上げるために人員調整は行われます。
コンタクトセンターの進んで来たAI化とは
コンタクトセンターは人がたくさん並んで座っていて、電話をかけ続けているイメージのある職場です。
実際は書けるだけではなく受ける業務もあるのでずっとしゃべっている訳ではなく、またメール対応もあるのでキーボードを叩き続けている人も多い状況になっています。
どうしても人件費の問題と隣り合わせの職場なのがコンタクトセンターですが、近年のAI化によって少しずつ状況が変わってきています。
どういう事かと言うと、会話でのやりとりはまだAIには出来ませんが、メールやチャットなどの文字での質問には、AIが回答出来る部分もあるのです。
文字なら聞き取りが必要なく、会話で問題となる何を言っているのか判断出来ない、という事がありません。
さらに選択肢を表示させる事で、利用者にボタンを押すだけで質問をしてくれるように誘導する事も出来るのです。
そういった方法を駆使し、AIの技術を使う事でというあわせ対応の省エネルギー化が進んでいます。
コンタクトセンターのアウトバウンドという仕事
コンタクトセンターの業務にはインバウンドとアウトバウンドがあり、内容が大きく別れています。
普通の人がイメージする電話を掛けまくる業務がアウトバウンドであり、一般的にそれがコンタクトセンターのメインの仕事と言えます。
商品を販売している会社が宣伝のために、電話帳データを元に営業するわけですが、それを外注して人海戦術で売り込んで行くのです。
とくに購入に当たってユーザーが質問をしたいタイプのものと相性がよく、これの機能はどういったものがあるか、既存のものと比べてどのくらい良いか、といった詳細な情報を教えつつ、その流れて売り込んでいくのです。
これらの業務は電話を掛ける技術を磨いているため、広域に連絡をしなければならない場合にも有効で、民間だけでなく役所からの依頼なども受け付けています。
あまり良いイメージがないかもしれませんが、なくてはならない仕事の一つなのです。
受ける側は24時間対応も行っていますが、かける側はそんな事はなく日中の仕事になります。
コンタクトセンターの運用と業務内容について
コンタクトセンターは、他社の商品販売や問い合わせ対応を外部委託で請け負っています。
運用には基本的に大勢の人員が必要となり、それと同じぐらいの電話とパソコンが必要になるのです。
パソコンは記録を付けるために必要ですし、録音した音声データを管理するのにも使われます。
また、コンタクトセンターの業務にメールでの対応やチャットでの対応も入って来ているので、もはや必須となっているのです。
基本的に営業促進の場合はアウトバウンドと呼ばれる掛ける方の電話をしていき、問い合わせ対応はインバウンドで受ける側になります。
受ける側は状況次第では暇になるため、人員を調整して欠ける側に回すという運用が必要になります。
役割を流動的にしなければいけないため、営業電話は掛けたくないという人は採用しにくく、かける方も取る方もどちらも出来る総合的な役割を全員が持たせられるのです。
一部、深夜対応などがある場合はその専任者を置く場合はあります。
コンタクトセンターの企業の中での重要な役割とは
コンタクトセンターは顧客との重要な接点であると位置づけている企業が多く、近年ではその体制の充実と適切な対応に尽力していることがポイントです。
従来はコールセンターと呼ばれることも多く、顧客からの様々な声を受け入れる場所と言う位置づけが強かったのですが、近年ではその役割も大きく変化しているのが特徴です。
特に最近のコンタクトセンターでは、顧客の電話を待つだけではなく自ら顧客のもとに電話をかけ、様々な商品やサービスの紹介をしたり商品の利用状況を確認するなど、積極的な対応を行うケースも増えています。
その役割は従来の営業マンと重複する部分もあり、より企業の営業活動を活性化する上で重要なものとなっているのが実態です。
コンタクトセンターは様々な業務を担うことが多くなっており、近年の効果的なセールス活動を推進する風潮の中では、非常に重要なものとなっています。
システムの充実とともに、これまでの営業マンのスタイルから大きな変化をする上でも重要な存在となっているのが特徴です。
コンタクトセンターのアクセス性を効率的に確保する方法
コンタクトセンターはできるだけ席数を少なくし、その運用コストを削減することが重要なポイントです。
しかし様々な要因によりそのコール数が増えたときに、電話がつながらないと言う状況を招いてしまうのでは様々な問題を生じることになりかねません。
せっかくの顧客の声を吸い上げることができなかったり、その印象を悪くしてしまうことも多いものです。
これを避けるためには十分な席数を確保することが必要であり、コストとのバランスを十分に意識することが重要なポイントです。
コンタクトセンターは常に一定の数の電話がかかってくるものではないため、その状況に応じ臨機応変に対応することができる体制を整えることが良い方法となります。
近年では状況に応じ柔軟にその数を増減することができるコンタクトセンター代行会社も多くなっており、これらを効果的に利用することで最適なコンタクトセンターのアクセス性を保ちながら、コストを必要最小限にすることが可能です。
コンタクトセンターのスーパーバイザーの重要な役割
コンタクトセンターのスーパーバイザーは、直接顧客との対応を行わないため非常に楽な仕事であると思われている部分も少なくありません。
実際のオペレーターは顧客と対峙し、適切にその要望に応える回答をすることが求められるため、高いスキルと能力を持っていることが必要となっています。
しかし実際にはそのほとんどは顧客データベースに基づいて対応していることが多く、実際には知識がなくても様々なシステムを利用した情報表示により、効果的に作業を行うための仕組みが整っていることが実態です。
これらの情報をより的確なものとし、オペレーターのサポートを行うのがスーパーバイザーの重要な役割であるため、実際にはその業務量は非常に多くなっています。
さらにオペレーターで対応できない重要な顧客や問題は自ら対応する必要が生じることも多いため、様々な状況に適切に反応できるスキルを持っていることが必要です。
コンタクトセンターは、このような複雑な仕組みで成り立っているのが一般的です。
コンタクトセンターの検定試験は顧客アピールの重要な要素
コンタクトセンターに従事するオペレーターには、様々な検定試験に合格することでそのスキルを高める仕組みが用いられていることが多いものです。
一般的にこれは社内の基準と考えられていることが多いのですが、これらの試験を実施し合格者を多数輩出することで、対外的にそのレベルが高いことを示すことにつながるため、顧客の印象を高めることができます。
多くの顧客はコンタクトセンターの対応に適切なものを求めていることが多く、言葉遣いや顧客の質問に対する的確な回答、及び問題が発生したときの迅速な対処などを求めているケースが少なくありません。
基本的にはその場におけるオペレーターの判断が重要となりますが、検定試験ではこのような対応の仕方の基本を習得しているかを試すものが多く、これに合格することで様々な場面で適切な対処を行うスキルを身に付けていると客観的に判断されることになります。
その合格者が多いほど、安心できると言う印象を与え顧客のイメージを良くすることができます。
コンタクトセンターの代行業者を利用するメリットとデメリット
最近では小規模な企業の場合、自らコンタクトセンターを開設したり必要な人員を雇用することが難しいと言うことも少なくありません。
この場合には代行業者を利用することが非常に効率的な方法であり、また適切な対応を安価で実現する上でも魅力的なものとなっています。
これらの業者はコンタクトセンターの業務を専門的に行っているため、基本的な顧客対応のスキルが高く、さらにはより多くの顧客に対応することができる仕組みを確立しているのがポイントです。
しかし企業自らコンタクトセンターを運営する場合と異なり、それぞれの企業風土を十分に反映させることが難しいのがデメリットとなります。
商品のコンセプトなどを実際に取り扱っている立場からアピールすることが難しく、あらかじめ定義されたマニュアルに従って対応することが一般的です。
顧客が知らない様々な情報を状況に応じ適切に与えることができないため、十分な準備と対応を事前に実現しないと、効率が上がらないといった結果を招くことになるので注意が必要です。
コンタクトセンター検定の重要性と対策のポイント
お客様の問い合わせに対応するコンタクトセンターでは、的確な情報提供と高いコミュニケーション能力が求められます。
そこで重要となるのがコンタクトセンター検定です。
この検定は業務に必要な知識やスキルを有しているかを証明し、質の高いサービス提供を目指すためのものです。
検定に合格することで、顧客満足度の向上に直結し、企業としての信頼性も高まります。
また従業員にとっては、キャリアアップにつながる資格としても価値があります。
検定の勉強をすることで、業界の最新動向や効果的な対応方法など、仕事の質を格段に上げるノウハウを身につけられるでしょう。
検定対策の一環としては、基礎知識の習得はもちろん、ロールプレイを通じた実践的なトレーニングが有効です。
特に、複雑なクレーム処理や相談対応の演習を重ねることで、実際の業務で役立つ経験を積むことができます。
また、過去に出題された問題を解いてみることも重要です。
実際の試験の雰囲気を味わうことで、より本番に近い環境での対策が可能となります。
さらに効果的な学習を進めるには、定期的な学習計画を立て、継続していくことが肝心です。
自己学習に限界を感じたら、専門の講座を受講することも一つの方法です。
講師からのフィードバックを受けつつ、より深い知識を得ることができるでしょう。
コンタクトセンター業界で働く人々にとって、検定はその能力を証明し、さらに磨きをかけるための絶好のチャンスです。
検定に合格するための対策をきちんと行い、日々の業務に自信を持って取り組むことが、顧客満足度向上と自身の成長につながります。
コンタクトセンターの運用における難易度とは？役立つ知識を解説
私たちが日常的に利用するコンタクトセンターですが、その運用には相当な難易度が伴います。
コンタクトセンターは、多岐にわたる顧客の問い合わせや要望に迅速かつ適切に対応する役割を担っており、そのためには、オペレーターの高いコミュニケーション能力と丁寧な対応が必須です。
顧客からの問い合わせには、単純なものから専門的な知識を必要とする複雑なものまで様々なケースがあります。
その全てに対して、品質の高いサービスを提供することが要求されるため、運用上の難しさは想像以上に大きいと言えるでしょう。
また、オペレーターのトレーニングや育成もコンタクトセンターの運用における重要な要素です。
適切な対応を行うためには、ロールプレイングをはじめとした研修を通じて、実際の対応に近い状況で反復練習を行う必要があります。
さらに、顧客の声をフィードバックとして受け止め、サービスの改善点を見出すための分析作業も欠かせません。
コンタクトセンターを顧客との重要な接点と考えるならば、これらの課題に取り組むことは非常に意義深いことです。
質の高い対応を行うことは言うまでもなく、顧客満足を高めるための一歩となり、長期的には企業の信頼性やブランド価値のアップにも寄与します。
本記事を通じて、コンタクトセンターの難易度を理解していただき、その運用を向上させるための知識が少しでもお役に立てば幸いです。
コンタクトセンターを目指すあなたへ、合格率を高める秘訣
現代社会において、コンタクトセンターの業務は顧客サービスを司る重要な役割を担っています。
それゆえに、コンタクトセンターでの職を得るための採用試験は狭き門となっておりますが、合格率を高めるためのいくつかの秘訣があります。
まず第一に、優れたコミュニケーション能力を修得することが不可欠です。
顧客からの問い合わせに対して丁寧に対応できること、クリアでわかりやすい説明を行うことが求められます。
また、折衝力や問題解決スキルも重要とされ、これらは実務経験を通して磨かれることが多いです。
次に、業務に必要な専門知識を事前に身に付けておくことも、合格への道を開く鍵となります。
商品やサービスに関する知識はもちろんのこと、顧客情報の管理やプライバシーポリシーについて理解しておくことが望ましいです。
さらには、応募する企業の文化や価値観についてのリサーチも忘れてはなりません。
コンタクトセンターは企業の顔ともいえるため、企業の理念を体現できる人材が求められるのです。
最後に、面接時の印象も大きく影響します。
身だしなみを整え、ポジティブな態度で臨むことが重要です。
これらのポイントを押さえ、継続的なスキルアップを心がければ、コンタクトセンターでの採用に大きく近づくことでしょう。
コンタクトセンターの導入がもたらすメリットについて
近年、顧客体験を重視する企業が増え、コンタクトセンターの導入が注目されています。
コンタクトセンターは顧客からのお問い合わせに対応するだけでなく、顧客との接点を強化しビジネスの拡大に寄与する重要な機能です。
導入により多くのメリットがあり、その一つが顧客サービスの質の向上です。
コミュニケーションのスピードと効率が格段に上がり、顧客満足度が高まります。
統合された情報管理システムによって問い合わせや対応履歴が一元管理され、スタッフは迅速に適切な情報を提供することができます。
また、収集されるデータを分析することで顧客の傾向やニーズを把握し、戦略的なマーケティングやサービス改善へと繋げることが可能になります。
さらに、総合的な顧客対応により、ブランドイメージの向上にもつながり、長期的な顧客ロイヤルティを築く基盤を形成します。
コンタクトセンターを活用することで、顧客の深い理解と信頼関係の構築が進み、結果的にビジネスの成長を促進させることが期待できます。
コンタクトセンターでのスキルアップを目指す方への勉強法ガイド
コンタクトセンターで活躍するには多様なスキルが求められます。
そのため、意識的なスキルアップが不可欠です。
ここでは、コンタクトセンターの業務に役立つ勉強法について探ります。
まず、コール応対技術の向上は必須です。
スクリプトの暗記ではなく、顧客との対話から状況を読み取り、適切な対応をする力を養うことが大切です。
役立つのは、ロールプレイングやシミュレーションを通じた実践的なトレーニングです。
次に、問題解決能力を高めるためには、案件ごとの知識を深める必要があります。
商品知識やシステムに関する専門的な勉強を怠らず、顧客からの質問に対して臨機応変に答えられるよう心がけます。
また、コミュニケーションスキルの強化も重要です。
言葉遣いや話し方の練習はもちろん、傾聴技術や共感表現を磨くことで、顧客の信頼を得やすくなります。
効果的な勉強のためには、自己学習だけでなく、定期的な研修やセミナーへの参加をお勧めします。
専門家からの直接指導や、他のオペレーターとの情報交換は、新たな気づきへとつながります。
また、コンタクトセンターの業務は変化が激しいため、最新の情報を常にキャッチアップすることも肝要です。
業界動向や顧客のニーズを把握し、常に更新された知識を身につけることがスキルアップに結びつきます。
最後に、スキルアップは日々の業務の中での積み重ねが鍵を握ります。
実務経験から学び、フィードバックをもとに自己改善を続ける姿勢が大事です。
目の前の一通のコールからも、常に学びを得ることがスキルアップへの近道です。
このアプローチを通じて、コンタクトセンターでのスキルアップを実現し、より高い顧客満足度へつなげることができるはずです。